設備を購入する場合、初期費用（イニシャルコスト）と維持費（ランニングコスト）の二点に注目します。

オフィスにはパソコンやプリンタなどの情報機器に加えて、書類整理にあると便利なのがラベルプリンターです。

パソコンはイニシャルコストとして購入代金がかかり、以後の利用に必要なのはソフトの代金などを除けば電気代くらいです。

一方、プリンターにはインクまたはトナー、ラベルプリンターにはインクリボンが不可欠です。

コピー用紙は色合いや厚さなどで等級はあっても機種を問わずに利用できる汎用性があり、インクやトナーも販売台数が多い人気機種では純正品の外に他社製（サードパーティといいます）の割安な商品もありますが、ラベルプリンターの台紙は純正品しかありません。

これは、純正品以外のサードパーティ製品を製品の販売元が推奨するわけはないので、人気メーカーのプリンタのように多くのユーザーがいて、純正サプライ用品が高価な場合に初めて他社製の互換製品を利用するので、多くのユーザーが見込めないとサプライ用品の市場が成り立たないためです。

そこで、イニシャルコストの購入代金を無駄にしないためにはたくさん活用することですが、それによってかかるランニングコストのインクリボンが高いと、トータルコストが高くつきます。

せっかく導入した備品を有効に活用するためには、ランニングコストのインクリボン代が安いことと、取扱店舗が多いことが重要です。